Os eventos da conferência são uma experiência insubstituível. Eles oferecem aos participantes a oportunidade de sair de seu ambiente de trabalho diário para interagir, colaborar e trocar informações com colegas, fornecedores, clientes e líderes do setor. Os participantes aprendem novas habilidades, reúnem percepções e experimentam oportunidades valiosas de networking.

Como organizador, esses eventos oferecem alguns dos ROI mais alto de qualquer canal de marketing. As conferências ajudam a expandir o alcance da sua organização, atrair novos clientes e posicionar sua empresa como líder do setor.

 Um ano de interrupção para eventos físicos e presenciais

Os principais eventos mundiais em 2020 interromperam o cenário da conferência em pessoa, levando ao cancelamento quase universal dessas reuniões em todo o mundo. Devido a viagens restritas e novas diretrizes de distanciamento social, muitas organizações optaram por renunciar a eventos ao vivo no futuro próximo.

No entanto, alguns líderes do setor estão se adaptando e optando por transformar suas conferências virtuais em um formato online, em vez de cancelá-las de uma vez. Esses organizadores entendem que os imensos benefícios dos eventos ao vivo podem ser espelhados virtualmente, com o design e a estrutura adequados. Felizmente, existem vários novas tecnologias emocionantes agora disponíveis para espelhar a experiência pessoal quase sem falhas.

A videoconferência é um substituto perfeito?

Nos últimos meses, a maior parte da colaboração e do trabalho mudou para um formato remoto. Organizações em todos os setores estão intimamente familiarizadas com os benefícios e limitações das tecnologias de videoconferência, como Zoom, Limelight, etc.

Essas plataformas são limitadas em sua capacidade de refletir perfeitamente o envolvimento total da interação face a face, mas se tornaram uma necessidade para continuar o bom funcionamento dos negócios, da saúde e da educação.

Existem muitas diferenças entre a colaboração interna diária de uma empresa e a tarefa maior e mais desafiadora de comunicar informações de maneira eficaz em escala em uma conferência virtual.

É por isso que muitas organizações lutam para recuperar a experiência da conferência ao vivo on-line e não conseguem ter o mesmo impacto ou receber o mesmo ROI do que receberiam, com as ferramentas certas.

Webinars ou transmissões de vídeo unidirecionais não faça uma conferência virtual

Embora o vídeo seja inegavelmente um meio de comunicação poderoso, a interação unidirecional do formato não fornece o mesmo valor para os participantes que eles receberiam em um espaço físico. Existem várias razões pelas quais eles não integram o conteúdo também sem o uso de estratégias adequadas de engajamento.

As ferramentas de videoconferência também não criam o rico ambiente social de uma conferência ao vivo. Os participantes esperam estabelecer uma rede e formar relacionamentos reais e significativos e não obtêm a mesma experiência que um público passivo de seminários on-line.

Sem envolvimento e rede, uma conferência virtual é apenas uma série de webinars. Felizmente, existem plataformas que podem construir uma experiência de conferência virtual robusta, ao mesmo tempo que levam em conta essas considerações-chave.

O dialogEDU LMS é um desses líderes em tecnologia de conferência virtual, criando uma experiência digital imersiva que reflete a experiência de conferência 'real'.

Crie uma experiência imersiva e de marca

Imagine como os participantes se sentem quando entram pela primeira vez em um grande salão de exposições ou em uma conferência de hotel bem projetada. Há um sentimento sensitivo e tangível ao se encontrarem em um novo ambiente emocionante. Isso prepara o cérebro para aprender e crescer, à medida que são transportados do comum para o extraordinário.

Um evento virtual inesquecível começa da mesma maneira, desde a primeira impressão feita quando os participantes se conectam pela primeira vez, até a aparência que une todo o evento.

Sua plataforma de conferência virtual deve permitir que todas as páginas sejam totalmente personalizadas, combinando com a marca da sua organização e capturando a essência exclusiva de sua missão e valores.

É aqui que a experiência muda de "apenas mais" uma chamada ou webinar do Zoom, para algo memorável e, às vezes, para mudar a vida. Uma aparência visual bem projetada excitará os participantes e aumentará o valor percebido e a credibilidade do seu evento virtual.

A consistência da marca também pagará dividendos no futuro. Os participantes que encontrarem sua marca pela primeira vez terão uma ótima primeira impressão e continuarão a reconhecer sua organização como um valioso líder do setor nos próximos anos. Isso levará a muitos clientes fiéis e ao longo da vida.

 Concentre-se em um forte tema central

Para maximizar o aprendizado, é importante criar uma sensação coesa, em vez de uma coleção desconexa de conteúdo não relacionado. Reunir sessões não relacionadas pode levar ao desengajamento, à medida que as sessões de 'paleta de cereja' dos participantes participam.

Idealmente, é melhor escolher um tema ou idéia importante e relacionar cada apresentação a ele. Isso ajudará a contextualizar os eventos à medida que os participantes passam pela experiência e levará a uma maior integração das informações apresentadas.

Espelhe uma variedade de espaços físicos, virtualmente

Pense em todos os diferentes espaços físicos pelos quais um participante da conferência se moveria em uma sala de exposições ou centro de conferências do hotel. Cada um desses espaços tem uma função exclusiva e fornece diferentes camadas de valor.

Felizmente, a maioria desses espaços agora pode ser reimaginada virtualmente em uma plataforma robusta de conferência virtual. Alguns exemplos são:

  • entrada
  • Salão de exposição e estandes de fornecedores individuais
  • Balcão de ajuda e informações
  • Grandes teatros ou auditórios
  • Salas de aula e salas de conferência pequenas e médias
  • Lounge de rede
  • Biblioteca, centro de recursos de mídia

Esta é apenas uma breve lista de espaços virtuais que você pode e deve refletir em sua conferência virtual. As possibilidades são infinitas, limitadas apenas pela imaginação e permitem uma gama completa de experiências dinâmicas.

Torne as apresentações interativas

Uma possível desvantagem dos webinars on-line e das interações unidirecionais de vídeo é um nível de desassociação que ocorre naturalmente devido à exibição e à escuta passivas. Os participantes geralmente realizam várias tarefas e perdem o foco após um certo período de tempo, mesmo se estiverem inicialmente interessados ​​no assunto.

A solução é o engajamento ativo. Plataformas de conferência virtual, como dialogEDU LMS, podem tornar as apresentações e palestras uma interação bidirecional, envolvendo os participantes com pesquisas, sessões de perguntas e respostas e outro conteúdo dinâmico e interativo.

 Incentivar interações significativas

Se você pesquisasse o participante médio da conferência e pedisse o objetivo principal de participar de um evento, todos diriam uma coisa. Networking.

Uma das maiores críticas aos eventos virtuais é que às vezes eles não conseguem recriar a atmosfera social e as oportunidades de networking de uma conferência em pessoa. Para oferecer aos participantes todos os benefícios sociais em que se inscreveram, os organizadores precisam incentivar ativamente interações sociais significativas virtualmente.

Durante as sessões ao vivo, os palestrantes devem envolver seu público e fornecer solicitações frequentes de participação por meio de bate-papo ou pesquisas ao vivo. O conteúdo deve ser seguido de um diálogo aberto nos fóruns de discussão, com a participação ativa estimulada pelos palestrantes da conferência e membros da sua organização.

Atrair patrocinadores maiores e melhores

Como organizador, é aqui que o potencial de ROI de uma conferência virtual pode superar o de um equivalente no local. É mais fácil do que nunca alcançar os participantes com mensagens de marketing eficazes, além de facilitar as conexões de longo prazo com fornecedores de valor agregado e prestador de serviços.

Agora, os expositores podem conectar os participantes individualmente, dando-lhes atenção total, em vez de competir com as distrações de um salão de exposições movimentado.

Conteúdo multimídia imersivo, como demonstrações ao vivo de produtos, maquetes renderizadas em 360 graus ou tours de realidade virtual, pode mostrar novas tecnologias e inovações de maneira muito além das limitações de um estande físico. 

Em vez de voltar para casa com uma pilha de cartões de visita e se esforçar para lembrar quais interações eram significativas e exigiam acompanhamento, os participantes podem trocar detalhes e informações de contato instantaneamente e sem erros humanos. Isso leva a melhores conexões expositor-participante, criando leads de vendas mais qualificados e melhorando a experiência de ambas as partes. 

Alavancar o e-Learning

Ao criar seu evento em uma plataforma robusta de Gerenciamento de Aprendizado, como o dialogEDU, você pode transformar o espaço da conferência em uma gigantesca sala de aula virtual, aproveitando o poder das bibliotecas de conteúdo avançado e do trabalho relacionado ao curso. A conferência pode servir como ponto de partida para uma longa e proveitosa jornada educacional.

Em vez de experimentar uma sessão única de seminário, os participantes podem expandir o que aprendem ao fazer a transição para um curso de e-learning que pode ser aplicado a um certificado, CE ou outro crédito educacional - tudo em uma única plataforma.

Posicionar seu evento como uma oportunidade para educação continuada ajudará a aumentar rapidamente seus números de inscrição e permitirá aumentar os preços dos ingressos, pois você está preenchendo uma necessidade valiosa de educação exigida por muitos setores.

Fornecer suporte técnico

Novas tecnologias podem ser intimidadoras para alguns participantes. Não permita que seja uma barreira que impeça esses usuários de aproveitar todo o potencial da experiência de conferência virtual.

Se esta é sua primeira conferência virtual, planeje algumas dificuldades e dificuldades ao longo do caminho, à medida que sua organização, expositores, apresentadores e participantes se orientam e se ajustam ao novo formato e processos.

Para ajudar todos a fazer a transição suave para o espaço digital, é importante escolher um parceiro de tecnologia que possa fornecer suporte dedicado e 24 horas por dia, sete dias por semana, durante todo o planejamento e execução do seu evento.

Use seus dados

A análise e os relatórios de dados em tempo real permitem uma visão profunda do comportamento dos participantes, de uma maneira que não seria possível no 'mundo real'. Medindo e atuando nesse nível de acesso e visibilidade, sua organização pode descobrir inúmeras oportunidades para otimizar o crescimento.

Algumas métricas significativas incluem:

  • Quantos inscritos realmente apareceram?
  • Quanto tempo eles compareceram? Quais apresentações?
  • Qual conteúdo recebeu mais envolvimento do público?
  • Quais segmentos de público-alvo ressoaram com determinado conteúdo?
  • Que perguntas as pessoas tinham? Do que as pessoas estavam falando?
  • Quais estandes e quais patrocinadores eram mais populares?

Os organizadores podem realizar pesquisas adicionais para obter feedback do público sobre o que funcionou e o que não funcionou, ajudando a recrutar pessoas que poderiam ser melhor atendidas no futuro e planejar futuras tomadas de decisão.

Existe um mundo inteiro de informações valiosas ao seu alcance, ao usar uma plataforma que mede e relata com precisão dados de maneira simples e fácil de usar.

Continue a experiência

Uma das maiores vantagens de se rodar em uma conferência virtual é a capacidade de transferir um evento único para uma comunidade sempre viva e um recurso educacional.

Uma plataforma robusta de conferência virtual LMS permitirá a criação de conteúdo a partir dos ativos de eventos arquivados originais, fornecendo fluxos de receita durante o ano todo e atraindo novos públicos que não puderam comparecer na data original.

Ao fornecer valor contínuo, reativando os participantes anteriores e continuando a expandir o alcance do conteúdo original, você também pode encontrar novas parcerias com patrocinadores do setor para continuar a monetizar seu investimento inicial.

Escolha um parceiro que ajudará a obter o máximo ROI do seu evento virtual

dialogEDU LMS está liderando o caminho na revolução global da conferência digital. Este ecossistema de comunicação e aprendizagem integra perfeitamente conferências ao vivo com educação online contínua, tudo em uma solução empresarial completa.

A plataforma dialogEDU está ajudando organizações de todo o mundo a criar eventos virtuais dinâmicos; sem viagens inseguras, tarifas aéreas caras ou custos indiretos de instalações físicas.

Essa plataforma aclamada internacionalmente está revolucionando digitalmente treinamento, educação e agora eventos ao vivo em grande escala, para empresas, associações, sistemas de saúde, instituições acadêmicas e líderes de pensamento em todos os setores.

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